KvK: Welke afspraken maak je als agent met je principaal?

VNHI-secretaris en advocaat Paul Holtrop aan het woord in een artikel van de Kamer van Koophandel over waar je als handelsagent op moet letten bij het maken van afspraken met je principaal.

Auteur: Marcel Hoebink (KvK)

Een handelsagent bemiddelt en zoekt voor een principaal naar klanten. De principaal is meestal een buitenlandse fabrikant of handelsonderneming. Handelsagenten en principalen maken samen afspraken en leggen deze vast in een agentuurovereenkomst. Dit contract is de basis voor hun samenwerking. Ze hebben vaak verschillende belangen. Het samenbrengen van deze belangen in een contract kan hierdoor een uitdaging zijn. Ontdek waar je op moet letten als je een agentuurovereenkomst aangaat.

Paul Holtrop is partner bij Van Till Advocaten en o.a. secretaris van het Verbond van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI). In dit artikel vertelt hij welke afspraken voor een handelsagent en een principaal van belang zijn. En over de bescherming die een handelsagent vanuit Europese wetgeving heeft.

Realistische doelen

Een overeenkomst mag je zowel mondeling als schriftelijk sluiten. Holtrop merkt dat handelsagenten en principalen vaak gewoon aan de slag gaan, zonder contract. “Als er dan een agentuurcontract komt, is dat meestal op initiatief van de principaal. Principalen komen graag met targets zoals omzetdoelstellingen die ze vast willen leggen in de overeenkomst.”

Er schuilt voor de handelsagent gevaar in het opnemen van targets, vindt Holtrop. “Hierover voer ik regelmatig gesprekken met handelsagenten. Dan blijkt dat de principaal de vaak hoge targets baseert op omzetten die een collega-handelsagent in bijvoorbeeld Duitsland maakt. Dan vraag ik of de Duitse markt een exacte kopie is van de Nederlandse markt, met eenzelfde verhouding aan potentiële klanten en concurrenten. Dat is natuurlijk niet zo, want geen enkele markt is hetzelfde. En daarbij kost een plekje veroveren in je eigen markt de nodige tijd. Maak doelen met je principaal bespreekbaar en realistisch, anders is het al snel einde samenwerking.”

Belangrijke afspraken voor handelsagent

De individuele belangen van handelsagenten en principalen kunnen verschillen. Holtrop noemt vijf belangrijke afspraken in de agentuurovereenkomst voor de handelsagent:

1. Exclusiviteit

Als exclusief handelsagent bedien je voor je principaal als enige een geografisch gebied met een bepaalde klantenkring, bijvoorbeeld winkeliers in Nederland. De principaal mag dan geen andere handelsagenten aanstellen in jouw werkgebied en mag ook niet buiten jou om aan winkeliers in Nederland verkopen.

“Soms willen principalen non-exclusiviteit afspreken. Dat is voor een handelsagent ongunstig. Je gaat dan met elkaar concurreren. Het kan voorkomen dat een winkelier die jij hebt aangebracht vervolgorders rechtstreeks bestelt bij de principaal. Bij non-exclusiviteit ontvang je over deze orders geen commissie meer, bij exclusiviteit wel. Accepteert de principaal ook rechtstreekse orders? Maak dan goede afspraken zodat je alle geplaatste orders maandelijks of per kwartaal kunt controleren. Dit betekent wel meer administratie. Voor jou als agent is het veel beter wanneer de principaal geen directe orders accepteert en naar jou doorverwijst.”

2. Betaling commissie

Handelsagenten ontvangen van hun principaal een beloning voor de orders die ze bij klanten binnenhalen. Deze beloning noem je ook wel provisie of commissie. Je stuurt hiervoor een commissiefactuur aan je principaal. De commissie bedraagt meestal een percentage van de netto-orderbedragen, dus bedragen exclusief btw en verzendkosten. Bij voorkeur ontvang je de commissie op het moment dat de principaal de order bevestigt. “Na betaling door de klant of na levering aan de klant komt ook voor. Dit is niet altijd gunstig.
Stel dat je een machinefabrikant vertegenwoordigt en de levertijd van de machine is een half jaar. Dan moet je een half jaar op je geld wachten.” Het betalen van commissie spreek je af en hangt af van de sector en het product. “Soms ontvang je, naast je commissie, als startend handelsagent een vast bedrag op jaarbasis omdat je de markt nog moet opbouwen. Daar moet je over onderhandelen.”

Ook de hoogte van de commissie hangt af van de specifieke branche en het product dat je vertegenwoordigt. De Nederlandse Vereniging van Kleding- en Textielagenten/importeurs (NVKT) meldt dat het percentage aan commissie wisselt tussen 7 en 12%.

3. Online verkoop

Door de enorme groei van online aankopen zie je dat steeds meer principalen via een webshop rechtstreeks verkopen aan consumenten. Denk aan producten als textiel, schoenen, wijn of gereedschappen. “Bij webwinkelverkopen slaat de principaal de winkelier en dus jou als handelsagent over. Je ontvangt dan ook geen commissie. Spreek in dat geval af dat je over de verkopen waarbij je niet bemiddelt, toch commissie ontvangt. Bijvoorbeeld een lagere commissie.”

4. Onkostenvergoeding

Onkostenvergoedingen komen niet vaak voor in een agentuurovereenkomst. Een principaal zegt al gauw dat deze vergoedingen zijn inbegrepen in de commissie. Maar het eerste jaar ben je nog druk met het opbouwen van je klantenbestand en de bestelling komen misschien pas het tweede jaar binnen. Je hebt dan nog geen inkomsten in het eerste jaar. “Ga hierover in gesprek en vraag om een onkostenvergoeding voor bijvoorbeeld je reiskosten. Of stel voor dat je het eerste jaar werkt voor een vaste maandelijkse onkostenvergoeding.”

5. Duur van de overeenkomst

“Het liefst zie ik dat een agent en principaal een overeenkomst voor bepaalde tijd aangaan, bij voorkeur minimaal drie jaar. Je hebt dan samen de tijd om iets op te bouwen en je hebt als agent meer zekerheid. Want als ik als principaal een handelsagent aanstel voor onbepaalde tijd, dan kan ik morgen de overeenkomst opzeggen. Dat is een grote valkuil voor de handelsagent.”

Belangrijke afspraken voor principaal

Een principaal wil dat de handelsagent zoveel mogelijk bezig is met het op- en uitbouwen van een klantenbestand. Naast de wens om omzetdoelstellingen vast te leggen in de agentuurovereenkomst zijn volgens Holtrop voor een principaal in ieder geval deze vijf afspraken belangrijk:

1. Non-concurrentiebeding

Een non-concurrentiebeding betekent dat een handelsagent tijdens of na het beëindigen van de samenwerking geen identieke of soortgelijke producten van andere principalen mag aanbieden binnen het afgesproken werkgebied. “Je wilt als principaal voorkomen dat de agent de order laat afhangen van een hogere commissie die hij kan ontvangen van een andere principaal.. Een Europese richtlijn voor zelfstandige handelsagenten bepaalt dat het non-concurrentiebeding maximaal twee jaar na het einde van de agentuurovereenkomst geldig is. Het beding moet je schriftelijk vastleggen.”

2. Inzicht in vertegenwoordigingen en activiteiten

Als principaal wil je weten welke andere principalen je agent in de toekomst wil vertegenwoordigen. “Je kunt dan zelf bekijken of je de producten concurrerend vindt. Ook kun je afspreken dat de handelsagent rapporten laat zien met bezochte toekomstige en bestaande klanten en wat de bezoeken hebben opgeleverd. Bijvoorbeeld iedere maand of per kwartaal.”

3. Opzegtermijn

Kies je als principaal voor een agentuurovereenkomst voor onbepaalde tijd? Dan werkt het vastleggen van een zo kort mogelijke opzegtermijn in je voordeel. ”Besef wel dat wettelijke opzegtermijnen verschillen in Europa. Zo geldt volgens Frans en Nederlands recht een minimale opzegtermijn van drie maanden voor een overeenkomst die drie jaar of langer duurde. In Duitsland is dat zes maanden voor een overeenkomst die langer dan vijf jaar heeft geduurd. Je mag altijd een langere opzegtermijn afspreken maar dat is natuurlijk ongunstig als je afscheid wilt nemen van je agent.”

Spreek je geen opzegtermijn af? Dan gelden volgens Nederlands recht wettelijke opzegtermijntermijnen van minimaal vier tot en met zes maanden, afhankelijk van de duur van de overeenkomst.

4. Delcrederebeding

Handelsagenten mogen geen orders aannemen van klanten die niet kunnen betalen. Maar een handelsagent is niet altijd op de hoogte van de kredietwaardigheid van klanten. Als principaal loop je dan het risico op onbetaalde rekeningen. “Wil je dat de handelsagent voor het doorsturen van de order eerst naar de financiële positie van de klant kijkt? Leg dit dan duidelijk vast in de overeenkomst.

Wil je nog meer betrokkenheid van de agent? Neem dan een zogeheten ‘delcrederebeding’ op in je agentuurovereenkomst. De handelsagent is, naar Nederlands recht, door dit beding aansprakelijk als een klant niet of niet op tijd aan je betaalt. De aansprakelijkheid geldt voor een bedrag ter hoogte van de overeengekomen commissie en niet voor de factuurwaarde.”

De handelsagent neemt met dit beding een risico op zich. Daarom is een hogere commissie voor de handelsagent in dit geval gebruikelijk. Een delcrederebeding geldt alleen als je dit in een schriftelijke agentuurovereenkomst vastlegt.

5. Marketinginzet

Als principaal lever je monsters en documentatiemateriaal, zoals prijslijsten, brochures en algemene voorwaarden aan je handelsagent. Dit neemt de handelsagent mee bij het bezoeken van klanten in diens werkgebied. Vertaal bij voorkeur je algemene voorwaarden en ander documentatiemateriaal in de taal van het werkland van de handelsagent. “Wil je meer marketingactiviteit? Spreek dan met je agenten af dat ze bepaalde beurzen bezoeken of een showroom hebben die past bij je product en imago.”

Zelfstandig of niet?

Als handelsagent schrijf je je in bij KVK. Maar als je voor één principaal werkt, beschouwt de Nederlandse Belastingdienst je niet als zelfstandige voor de inkomstenbelasting. Holtrop: “De Belastingdienst ziet dit als een werkgever-werknemer relatie. Werk je voor twee principalen dan is het twijfelachtig en werk je voor drie principalen dan zit je goed. Het probleem is dat je als startende handelsagent niet meteen drie principalen hebt. In dat geval is de Belastingdienst wel schappelijk als je kunt aantonen dat je de komende twee à drie jaar bezig bent met het verkrijgen van andere agenturen, bijvoorbeeld met een brief of e-mail aan mogelijke principalen.”

Er zijn ook handelsagenten die één principaal hebben en daarnaast importeur zijn van andere producten. “Dan ziet de Belastingdienst je ook als zelfstandig ondernemer”, stelt Holtrop. “Omdat je als importeur producten voor eigen rekening en risico inkoopt en je dus winst wilt maken. Maar los daarvan vind ik het sowieso verstandig dat je als handelsagent je risico spreidt en niet afhankelijk bent van één principaal. Wat als die relatie eindigt na verloop van tijd? Dan heb je niks meer.”

Europese richtlijn beschermt handelsagenten

Nederlandse handelsagenten werken doorgaans voor Europese principalen. Dit is in het voordeel van de handelsagent, legt Holtrop uit: “De Europese richtlijn voor zelfstandige handelsagenten stelt minimumeisen aan de bescherming van de zelfstandige handelsagent. Zo heeft de handelsagent onder voorwaarden recht op een klantenvergoeding als de samenwerking met de principaal stopt. Het recht op klantenvergoeding, ofwel goodwill, is een dwingend recht. Daar mag je niet van afwijken, ook niet als dit in het contract staat.”

Verschillen in nationale wetgeving

De Europese richtlijn voor de zelfstandige handelsagent geldt voor alle landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De EER bestaat uit de landen binnen de EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Deze landen hebben de richtlijn verwerkt in hun nationale wetgeving. De Nederlandse wetgeving vind je onder de titel ‘Agentuurovereenkomst’ terug in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. De lidstaten mogen zelf de minimumeisen van de richtlijn invullen. Daarom bestaan er verschillen in wetgeving.

Holtrop geeft een voorbeeld: “De Nederlandse wet zegt dat de klantenvergoeding maximaal één jaar aan commissie mag bedragen, gebaseerd op de gemiddelde commissie die de agent in de afgelopen vijf jaar heeft ontvangen. In Frankrijk bedraagt de maximale klantenvergoeding twee jaar aan commissie, berekend over de gemiddelde commissie van de afgelopen drie jaar.”

Rechtskeuze

In de agentuurovereenkomst kun je afspreken welk recht van toepassing is. Omdat de meeste Nederlandse handelsagenten werken met Europese principalen en Nederlandse principalen meestal met Europese handelsagenten, spreken agenten en principalen vaak Nederlands recht af of het recht van een andere EER-lidstaat. Spreken ze geen recht af of is er geen schriftelijke agentuurovereenkomst? Dan geldt binnen de EER het recht van het land waar de handelsagent is gevestigd en werkt.

“Ben je drie jaar geleden als Nederlandse handelsagent zonder schriftelijk contract gewoon aan de slag gegaan voor een Franse principaal en wil de principaal de samenwerking stopzetten? Dan is Nederlands recht van toepassing en geldt een opzegtermijn van vier maanden. Dit is een langere opzegtermijn dan de drie maanden die de Franse wet voorschrijft”, legt Holtrop uit.

Wil je samenwerken met principalen of handelsagenten buiten de EER? Dan kunnen zij voorstellen om het recht van hun land geldig te verklaren op de overeenkomst. “Zorg er dan voor dat je eerst goed uitzoekt wat dit recht betekent voor jou als Nederlandse principaal of handelsagent”, waarschuwt Holtrop. “Veel landen buiten Europa kennen geen specifieke wetgeving voor handelsagenten. De bescherming die wij in Europa geven aan de handelsagent is echt uniek.
Maar op sommige onderdelen kan een ander recht een voordeel geven. Ben je een Nederlandse principaal en heb je een agentuurovereenkomst met een Chinese agent onder Chinees recht? Dan betaal je na het beëindigen van de overeenkomst geen klantenvergoeding. Dat kent China niet.”

Ga voor het volledige artikel  naar:https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/internationaal-ondernemen/deze-afspraken-maak-je-als-handelsagent-en-principaal/