Om te zorgen dat uw klanten op tijd betalen, is het belangrijk uw debiteuren goed bij te houden. Dat heet debiteurenbeheer. Trek hier voldoende tijd voor uit en ga gedisciplineerd om met uw debiteurenadministratie.
Verschil debiteuren en crediteuren
Debiteuren en crediteuren, hoe zat het ook alweer?
- Een debiteur is een klant die een factuur van u ontving, maar nog niet heeft betaald. In uw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen: de activa.
- Een crediteur is een leverancier – een persoon, bedrijf of instelling – aan wie u nog geld moet betalen. In uw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden: de passiva. Lees meer over crediteurenbeheer.
Goed debiteurenbeheer
Het doel van debiteurenbeheer is dat uw klanten op tijd betalen. Debiteurenbeheer is alles wat uw onderneming doet om ervoor te zorgen dat uw klanten de openstaande rekeningen betalen. Uw debiteurenbeheer is geslaagd wanneer het totaal aan debiteuren vergeleken met uw omzet zo laag mogelijk is. Met andere woorden: wanneer het overgrote deel van uw klanten uw facturen op tijd betaalt.
Activiteiten van debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van ieder bedrijf. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat u zicht heeft op uw openstaande facturen. En actie kunt nemen als uw klant niet betaalt. Activiteiten die bij debiteurenbeheer horen:
- Vooraf de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten controleren
- Duidelijke afspraken maken over de betalingstermijn
- Facturen maken en deze zo snel mogelijk versturen
- Bijhouden van de debiteurenadministratie
- Klanten die te laat betalen nabellen en/of schriftelijk aanmanen
- Niet-betaalde facturen incasseren via een juridische procedure
Lees deze tips voor goed debiteurenbeheer.
Uw debiteurenadministratie opzetten
Een bijgewerkte debiteurenadministratie geeft inzicht in uw debiteurenbeheer. U wilt bijvoorbeeld weten welke facturen al lange tijd niet betaald zijn. Of welke klanten onregelmatig betalen. Inzicht zorgt ervoor dat u tijdig kunt bijsturen:
- Bepaal wat voor uw bedrijf nodig is om inzicht te krijgen in uw debiteuren. Misschien verstuurt u een paar facturen per maand en kunt u prima werken met een Excel-bestand. Verstuurt u heel veel facturen? Dan is het handig om administratiesoftware te gebruiken.
- Zorg dat u een duidelijke manier van werken heeft: u neemt vaste stappen als uw klant niet betaalt.
Factoring en debiteurenfinanciering
U heeft misschien niet altijd genoeg geld in kas om uw kosten te betalen. Bijvoorbeeld omdat uw klanten uw rekeningen te laat betalen. Factoring of reverse factoring kan dan uitkomst bieden. Bij (reverse) factoring neemt de factor – de bank of financier – de uitstaande factuur over. De factor betaalt u het openstaande bedrag. En uw klant betaalt uw factuur aan de factor. U omzeilt hiermee de betalingstermijn. U heeft dan meteen het geld.
Het belangrijkste verschil tussen reverse factoring en factoring is:
- Bij factoring kijkt de factor naar uw kredietwaardigheid. Als die goed is, dan kan uw bank of financier uw uitstaande facturen vooruitbetalen. Betaalt uw klant uw factuur niet? Dan moet u de vooruitbetaling terugbetalen aan de factor.
- Bij reverse factoring draait het om de kredietwaardigheid van uw afnemer. Die klant maakt een betaalafspraak met zijn bank of financier, om uw goedgekeurde facturen vooruit te betalen. Reverse factoring is hierdoor ook geschikt voor ondernemers met weinig omzet of weinig klanten. Bijvoorbeeld een zzp’er die een opdracht aanneemt van 3 maanden van een energiereus. De maandfacturen van de zzp’er lenen zich voor reverse factoring.
Kredietverzekering of debiteurenverzekering
Een kredietverzekering geeft u meer zekerheid dat uw factuur betaald wordt. Soms heet dit een debiteurenverzekering. U krijgt geld van de verzekeraar als uw klant de door u geleverde goederen of diensten niet kan betalen. Bijvoorbeeld door een faillissement of bij uitstel van betaling (surseance).