Bedrijfscorrespondentie is onderdeel van uw administratie. Onder bedrijfscorrespondentie vallen brieven, e-mails, offertes, brochures, faxberichten en uw website. Ook facturen horen bij bedrijfscorrespondentie, maar hiervoor gelden aanvullende regels die niet voor de andere vormen gelden. Reclame-uitingen horen niet bij bedrijfscorrespondentie.
Wat moet u op uw bedrijfscorrespondentie zetten?
U vermeldt altijd uw handelsnaam en uw KvK-nummer. Deze vermeldt u ook duidelijk op uw website. Heeft u een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? En wijkt uw handelsnaam af van de statutaire naam (de naam in de oprichtingsakte)? Dan vermeldt u naast de afwijkende handelsnaam ook de volledige statutaire naam op uw correspondentie. Bij een bv of nv vermeldt u naast de statutaire naam ook de statutaire zetel (vestigingsplaats) van de rechtspersoon.
Welke gegevens zijn niet verplicht?
Vermelding van de volgende gegevens is niet verplicht, maar wel handig voor uw klanten:
- vestigings- en correspondentie-adres, postcode en plaatsnaam
- uw btw-nummer
- e-mailadres, website, telefoon- en faxnummer
- uw IBAN-nummer (bankrekeningnummer).
Extra regels bij verkoop op afstand
Doet u zaken met consumenten via internet, telefoon of postorder? Dan gelden er voor u aanvullende regels voor uw bedrijfscorrespondentie. Uw website moet volledige duidelijkheid geven over de identiteit van uw bedrijf. Naast uw adresgegevens vermeldt u uw KvK-nummer. Ook moet u uw klanten informeren over de prijs, kenmerken van het product, betalingswijze en levering.