Het kan ook u overkomen: klanten die niet (op tijd) betalen. U wilt het liefst zo min mogelijk wanbetalers in uw klantenkring. Deze tips helpen om uw facturen op tijd betaald te krijgen.
1. Check uw klanten vooraf
Check de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten voordat u zakendoet. Zo verkleint u de kans dat een klant niet betaalt:
- Bedrijven: bent u van plan zaken te doen met een bedrijf? Raadpleeg het Handelsregister van KVK. Hier ziet u wie tekeningsbevoegd is binnen de organisatie. En of er misschien sprake is van een faillissement.
- Consumenten: kunt u een grote klus doen bij een particuliere klant, zoals een renovatie of een verbouwing. Maar twijfelt u sterk of de klant u wel kan betalen voor het werk dat u van plan bent te leveren? U kunt uw klant vragen een ‘Eigen Inzage’ aan u te laten zien. In de Eigen Inzage staan de BKR-geregistreerde gegevens van de klant. Uw klant kan deze gegevens opvragen bij BKR. Wees u ervan bewust dat hier alleen bij BKR-geregistreerde kredieten in staan. Eventuele andere schulden, zoals een belastingschuld, zijn niet vermeld. Kredietverstrekkers, zoals banken, leasemaatschappijen en thuiswinkelorganisaties, met een WTF-vergunning van de Autoriteit Financiële Markten kunnen rechtstreeks BKR-informatie opvragen.
2. Maak afspraken over de betalingstermijn
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of in uw algemene voorwaarden. Volgens de wet moet uw klant direct bij levering betalen. In de praktijk spreekt u vaak een betalingstermijn af. Gebruik een termijn van maximaal 30 dagen en houd uw klant hieraan.
3. Overweeg vooruitbetaling te vragen
Als een klant vooraf betaalt, wordt het risico voor uw bedrijf kleiner. Want dan heeft u uw geld al binnen op het moment dat u uw producten of diensten levert. Overweegt u vooruitbetaling te vragen, houd dan rekening met het volgende:
- Consumenten: bij de levering van een product kunt u een particuliere klant een aanbetaling vragen van maximaal 50% van de aankoopwaarde. Meer is wettelijk niet mogelijk. U regelt een aanbetaling in de verkoopovereenkomst of in uw algemene voorwaarden. Heeft u een webshop? Bied de klant dan naast volledige betaling via iDEAL een alternatieve betalingsmogelijkheid aan, bijvoorbeeld betaling per acceptgiro of betaling onder rembours. Zo laat u uw klant zelf kiezen. Kiest de klant dan voor iDEAL, dan is volledige aanbetaling wél toegestaan. Bij dienstverlening is vooruitbetaling niet gebruikelijk. Levert u bij de dienst ook een product? Dan kunt u daarvoor maximaal 50% aanbetaling vragen.
- Bedrijven: bij een zakelijke klant geldt geen wettelijk beperking voor het bedrag dat u vooruit mag vragen. U kunt met een betalingskorting het voor de klant aantrekkelijk maken om vooruit te betalen.
4. Neem een eigendomsvoorbehoud op
In uw algemene voorwaarden of overeenkomst kunt u een eigendomsvoorbehoud opnemen. Een eigendomsvoorbehoud houdt in dat u de eigenaar blijft van een geleverd product totdat de klant betaalt. Als uw klant dan niet betaalt, kunt u de levering terugvorderen.
5. Factureer snel en houd uw administratie bij
Omzet zorgt pas voor inkomsten als uw factuur betaald is. Stuur uw factuur daarom het liefst direct na levering naar uw klant. En wettelijk op zijn laatst op de 15e dag van de maand na de maand waarin u heeft geleverd. Houd uw administratie bij, zodat u weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben.
6. Neem contact op met klanten die te laat betalen
Is de betalingstermijn voorbij, maar de factuur nog niet betaald? Bel uw klant. Aan de telefoon krijgt u vaak meer voor elkaar, dan met een brief. Blijft de betaling ook na uw telefoontje uit? Stuur een aanmaning. Hierin geeft u aan wanneer het geld op uw rekening moet staan. Bijvoorbeeld twee weken na dagtekening van de aanmaning. Verstuur de aanmaning aangetekend met ontvangstbevestiging en per gewone post. Zo bent u juridisch gedekt als uw klant ontkent dat hij de aanmaning heeft gekregen.
7. Neem juridische stappen
Als nabellen en schriftelijk aanmanen niet helpen om uw factuur betaald te krijgen, dan kunt u een deurwaarder of incassobureau inschakelen. Lees welke stappen u nog meer kunt nemen als een klant niet betaalt.
8. Herken een dreigend faillissement
Faillissementen komen nooit zomaar uit de lucht vallen. Onregelmatig betaalgedrag is het belangrijkste teken dat wijst op een dreigend faillissement van uw klant. Een bedrijf dat in de financiële problemen zit, probeert betalingen zo lang mogelijk uit te stellen. Wordt het betaalgedrag van uw klant opeens anders, dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. Is het daarnaast ineens moeilijk contact te krijgen met de ondernemer of het bedrijf? Let dan extra op. Pas op met grote leveringen en vraag bijvoorbeeld een kredietrapport op.
9. Bekijk of (reverse) factoring iets voor u is
Bij factoring en reverse factoring geeft een bank of factoringmaatschappij (factor) u krediet of schiet het factuurbedrag voor. De factor betaalt u uw openstaande facturen, waardoor u meteen het bedrag van de factuur ontvangt. Het belangrijkste verschil tussen reverse factoring en factoring is:
- Bij factoring kijkt de factor naar uw kredietwaardigheid. Als die goed is, dan kan uw bank of financier uw uitstaande facturen vooruitbetalen. Betaalt uw klant uw factuur niet? Dan moet u de vooruitbetaling terugbetalen aan de factor.
- Bij reverse factoring draait het om de kredietwaardigheid van uw afnemer. Die klant maakt een betaalafspraak met zijn bank of financier, om uw goedgekeurde facturen vooruit te betalen. Reverse factoring is hierdoor ook geschikt voor ondernemers met weinig omzet of weinig klanten. Bijvoorbeeld een zzp’er die een opdracht aanneemt van 3 maanden van een energiereus. De maandfacturen van de zzp’er lenen zich voor reverse factoring.
10. Overweeg een kredietverzekering af te sluiten
Een kredietverzekering geeft u meer zekerheid dat u betaald wordt, als u op rekening levert. Soms heet dit een debiteurenverzekering. U krijgt geld van de verzekeraar als uw klant de door u geleverde goederen of diensten niet kan betalen. Bijvoorbeeld door een faillissement of bij uitstel van betaling (surseance).